Privacyverklaring Opdrachtencentrale vzw

Opdrachtencentrale vzw, met maatschappelijke zetel te de Limburg Stirumlaan 24, 1870 Wemmel, ingeschreven in de Belgische Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 1008.122.186 treedt bij overheidsopdrachten op als aankoopcentrale (in de zin van art. 2, 7° b) van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016).

Opdrachtencentrale vzw treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en handelt in overeenstemming met de bepalingen van de wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, hierin begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming, (afgekort als AVG of GDPR) en de andere toepasselijke wetten en reglementen.

De met Opdrachtencentrale vzw resulterende overeenkomsten zullen door Opdrachtencentrale vzw als aankoopcentrale worden aangeboden aan haar haar klanten/leden. Deze entiteiten hebben de mogelijkheid om gebruik te maken van deze overeenkomsten, zonder enige verplichting.

Wij vinden de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk en hechten grote waarde aan het juist beschermen van uw gegevens die wij verwerken, in het bijzonder uw persoonsgegevens.

Via deze Privacyverklaring willen wij u, als klant, bezoeker en gebruiker van onze diensten en website, zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over de verzameling, de verwerking en het gebruik van uw gegevens. We willen uw gegevens veilig, respectvol en als een goede huisvader/huismoeder beheren en gebruiken. Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doeleinden.

Wij engageren ons onze plichten na te leven en uw rechten te respecteren telkens wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij nodigen u uit de tijd te nemen om onze Privacyverklaring goed door te nemen, samen met onze algemene voorwaarden en eventuele andere voorwaarden die van toepassing kunnen zijn op onze diensten. Indien u dieper wil ingaan op dit onderwerp raden wij u aan de website van de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be te raadplegen.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij vragen enkel de noodzakelijke persoonsgegevens op.

Wij onderscheiden verschillende soorten persoonsgegevens (afhankelijk van de doelstelling en de noodzaak om het beoogde doel te realiseren):

• Naam, voornaam: Wij spreken u liever persoonlijk aan en niet met “beste” en/of uw “accountnaam” en/of een andere code.
• E-mailadres: Uw e-mailadres hebben we nodig om met u te communiceren, zodat wij u kunnen contacteren. 
• Telefoon- en/of Gsm-nummer: Indien u dit heeft doorgegeven, kunnen wij u in het kader van uw werk contacteren.
• Functie en afdeling: Wij verwerken uw functie of afdeling om bij een specifieke vraag meteen de juiste afdeling te contacteren. Daarnaast registeren we ook de lokale verantwoordelijke, aangezien deze instaat voor de verdere begeleiding van het specifieke dossier.
• Inloggegevens: Gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord: Dit zijn specifieke gegevens betreffende het registratieproces op het webportaal en omvatten informatie zoals uw instemming met onze Algemene Voorwaarden en onze Privacyverklaring. Uw inloggegevens bewaren we om de toegang tot uw account te beveiligen, zodat alleen u of mensen met wie u deze gegevens deelt, kunnen inloggen. U kan steeds zelf uw gegevens consulteren na het inloggen op het webportaal.
• Cookies: Wij maken gebruik van cookies wanneer u onze e-mails opent en/of wanneer u onze website bezoekt of apps gebruikt. Cookies zijn stukjes informatie die op uw eigen computer of mobiel toestel bewaard worden en die het gebruiksgemak van onze website en apps optimaliseren. Zo kan u bijvoorbeeld als bezoeker van onze website worden geïdentificeerd bij een volgend bezoek en kunnen wij onze website beter afstemmen op uw wensen, voorkeuren en gebruiksgemak. De bovenstaande gegevens in combinatie met cookies maken het voor ons mogelijk om te bekijken hoe u onze website en diensten gebruikt (uw surfgedrag) en waar uw interesses liggen. Bekijk onze Cookieverklaring voor meer informatie over de cookies die we gebruiken en welke gegevens er hiermee worden verzameld.
• Elektronische lokalisatiegegevens: Wij kunnen anonieme of geaggregeerde gegevens verzamelen van niet-persoonlijke aard, zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat de gebruiker gebruikt of de domeinnaam van de website waarlangs de gebruiker naar deze website is gekomen of waarlangs hij die verlaat. Uw IP-adres bewaren we om u een overzicht te kunnen geven vanaf welk IP-adres is ingelogd op uw account of wijzigingen zijn doorgevoerd. Dit adres wordt ook gebruikt om uw account beter te beschermen tegen ongeoorloofde toegang vanaf andere locaties. Dit maakt het Opdrachtencentrale vzw mogelijk om de website permanent te optimaliseren voor de gebruikers.
• Beeldopnamen: Door uw aanwezigheid op de door ons georganiseerde events, beurzen of gelijkaardige activiteiten kan u gefilmd worden door de aanwezige bewakingscamera’s enerzijds en kunnen er anderzijds ook beeldopnames tijdens deze events e.d. gemaakt worden. De beelden met betrekking tot bewaking worden enkel bewaard met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om inbreuken waarvan u en wijzelf het slachtoffer worden te voorkomen (wij signaleren de aanwezigheid van camera’s met pictogrammen die onze contactgegevens vermelden). De beeldopnames die gemaakt worden tijdens deze events, kunnen gepubliceerd worden op onze website en/of in nieuwsbrieven. Wenst u liever niet dat de beelden (foto’s/video’s), waarop u duidelijk zichtbaar bent, gepubliceerd worden dan kan u dit aan de verantwoordelijke van het event kenbaar maken. 

Zoals de wet voorschrijft, verwerken wij geen gevoelige gegevens, zoals onder andere gegevens over uw raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid.

Waarvoor worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Informatie over onze algemene werking is voor iedereen vrij beschikbaar. Met deze website willen wij informatie aan het publiek ter beschikking stellen over onze activiteiten en over onze aangeboden dienstverlening. Verder willen we via de website op een eenvoudige en snelle manier onze (toekomstige) klanten toegang geven tot onze diensten.

Alle informatie die wij in een voorbereidende fase over u en uw organisatie ontvangen, gebruiken we alleen om u en uw organisatie van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals u dat wilt. Ook wanneer uw organisatie uiteindelijk klant wordt, zullen wij deze gegevens gebruiken om u te kunnen identificeren, voor onze administratie, voor het opstellen van facturen, om contact met u op te nemen, …

De persoonsgegevens die u doorgeeft, worden opgenomen in een klantenbeheersysteem en worden verwerkt ten behoeve van volgende doelstellingen:

• Klanten-/leden-/relatiebeheer: Het onderhouden van onze relatie door u op de hoogte te houden van nieuwigheden of algemene informatie,…
• Facturatie,
• Behandeling informatieve aanvragen,
• Klantondersteuning,
• Klachtenbehandeling,
• Uitnodiging voor events, beurzen of gelijkaardige activiteiten,
• Het organiseren van opleidingen/Webinars,
• Technische dienstverlening.

De verzamelde persoonsgegevens zullen enkel verwerkt worden in overeenstemming met deze doeleinden. Dankzij uw contactgegevens kunnen we contact opnemen bij vragen, opmerkingen of klachten. Bovendien worden door Opdrachtencentrale vzw op regelmatige tijdstippen mailings/nieuwsbrieven verzonden betreffende de vernieuwing van het aanbod, de overeenkomsten die in de kijker staan en events. Opdrachtencentrale vzw biedt steeds de mogelijkheid tot een opt-out. Elke e-mail met een nieuwsbrief biedt de mogelijkheid aan de betrokkenen om zich uit te schrijven. Opdrachtencentrale vzw logt dit via het verzendingsplatform. 

Voor de uitnodigingen inzake events wordt per event gebruik gemaakt van persoonsgegevens van enerzijds de bestaande klanten(contacten) alsook anderzijds van potentiële klanten(contacten).

Indien de persoonsgegevens voor nieuwe doeleinden worden gebruikt, zal u hier voorafgaandelijk over worden geïnformeerd.

Welke persoonsgegevens delen we met derden?

De persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk gehouden en kunnen, onder bepaalde voorwaarden, aan derden overgemaakt worden, steeds met een maximaal respect voor de privacy. Bepaalde van deze derden werken in opdracht van ons of worden ingeschakeld om een aspect van onze dienstverlening uit te voeren.

Wij gaan met deze derden die gegevens verwerken ten behoeve van Opdrachtencentrale vzw steeds een verwerkersovereenkomst aan om de privacy van onze klanten/leden te garanderen. Zij beschikken enkel over de informatie die nodig is voor het uitoefenen van hun specifieke taak. Het vertrouwelijk omgaan met deze gegevens is steeds opgenomen in deze verwerkersovereenkomst.

Wij zullen uw persoonsgegevens niet verkopen, verspreiden of verhuren aan derden, tenzij u hiervoor toestemming geeft of wij wettelijk verplicht zijn om dit te doen.

Wanneer u op het instapformulier bent aangeduid als lokale verantwoordelijke geven we uw contactgegevens door aan de leverancier of dienstverlener voor dit contract. Op deze manier kunnen ze, voor de opstart van het dossier of bij specifieke vragen, meteen de juiste persoon contacteren. Wanneer we uw gegevens doorsturen staat u steeds in cc van de mail zodat u op de hoogte bent.

Ook wanneer u een specifieke vraag heeft over een contract of een levering, kunnen we uw emailadres in cc vermelden bij contactname met de leverancier of dienstverlener. Zo bent u meteen op de hoogte wanneer er een antwoord komt.

Welke maatregelen nemen we om de veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te verzekeren?

Opdrachtencentrale vzw neemt en handhaaft passende administratieve, technische en organisatorische maatregelen om uw rechten en vrijheden te waarborgen. Deze veiligheidsmaatregelen dienen om de gegevens adequaat te beveiligen en beveiligd te houden tegen verlies of enige vorm van onzorgvuldig, ondeskundig of onrechtmatig gebruik of verwerking of toegang, waarbij rekening wordt gehouden met de aard van de te beschermen gegevens, het risico van de verwerking, de stand van de techniek en de uitvoeringskosten van de maatregelen.

We zetten alles op alles om uw persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in onze gebouwen als op ons netwerk.

Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Ook wordt bij privacygevoelige projecten een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens. Voor de beveiliging van uw gegevens hebben wij specifieke personen in dienst die op de naleving van de wetgeving toezien. Wij hebben ook gespecialiseerde personen in dienst die instaan voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen. Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, zoals: beveiliging met een wachtwoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie en toegangscontroles voor onze werknemers. Moest er zich een gegevenslek voordoen met ongunstige gevolgen voor uw persoonsgegevens, dan wordt u als klant/lid persoonlijk verwittigd volgens de door de wet voorziene omstandigheden.

Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot uw persoonlijke informatie is beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze werknemers wordt toegang tot uw persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Opdrachtencentrale vzw houdt eraan de gebruiker ervan te verwittigen dat de website links, hyperlinks of referenties kan bevatten naar andere sites die Opdrachtencentrale vzw niet controleert en waarop deze Privacyverklaring niet van toepassing is. Opdrachtencentrale VZW is niet aansprakelijk voor de inhoud van deze sites waarnaar verwezen wordt en ook niet voor de aanbiedingen, producten of diensten die erop vermeld worden. Lees aandachtig hun privacyverklaring inzake de bescherming van uw persoonsgegevens.

Hoe lang houden we uw persoonsgegevens bij?

Er worden geen gegevens langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

• Om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) zijn wij bijvoorbeeld verplicht om uw facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden.
• Voor die gegevens waarvoor geen wettelijke bewaartermijn wordt voorzien, zullen wij uw gegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is voor het realiseren van de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden uiteengezet.
• Uitnodigingen events: Logischerwijze zullen na het event enkel de aangeleverde contactgegevens van de genodigden van de potentiële klanten(contacten) uit het systeem verwijderd worden.

Wat als u van mening verandert?

U kunt u op eender welk moment uitschrijven uit onze mailings. Hiervoor kan u doorklikken in de mail zelf of ons iets laten weten via info@opdrachtencentrale.be.

Wenst u niet dat we uw gegevens doorgeven? Geef ons dan andere contactgegevens (vb. een algemeen e-mailadres of telefoonnummer) waarop de leverancier/dienstverlener u kan contacteren. Om een goede dienstverlening te kunnen garanderen is het immers cruciaal dat ook onze leverancier/dienstverlener beschikt over contactgegevens van een verantwoordelijke binnen uw organisatie.

Wat zijn uw rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens?

U beschikt over bepaalde rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Bij uitoefening van deze rechten zullen wij uw verzoek binnen de maand behandelen, behalve in de gevallen waar dit een onevenredige inspanning zou vereisen van Opdrachtencentrale vzw.  

• Recht op informatie en inzage

U mag weten of we persoonsgegevens van u verwerken, welke gegevens dit zijn, op welke manier deze worden verwerkt en u kan hierover verdere toelichting krijgen.

• Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U heeft steeds het recht om op elk moment uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of slechts beperkt verder te verwerken.

• Recht op bezwaar

U mag bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. Opdrachtencentrale vzw zal in het specifieke geval beoordelen of ze hierop kan ingaan.

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Wanneer we uw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van uw toestemming of in het kader van een overeenkomst, heeft u het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm te ontvangen, zodat u deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. U mag ons ook vragen om deze doorgifte in uw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.

• Recht op intrekking van toestemming

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kan u deze toestemming op elk moment intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van uw toestemming blijft wel geldig.

Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

Om gebruik te maken van uw rechten, kan u een schriftelijk verzoek indienen per mail naar dpo@opdrachtencentrale.be  of per brief aan Opdrachtencentrale vzw, t.a.v. DPO, De Limburg Stirumlaan 24, 1780 Wemmel.  

Om ervoor te zorgen dat niemand anders dan uzelf deze rechten kan uitoefenen, dient u zichzelf te identificeren.

Opmerkingen en/of klachten

Indien u enige reden heeft om aan te nemen dat wij uw aanvraag niet of niet correct of onvoldoende behandeld hebben, gelieve dit dan eerst op te nemen met onze Data Protection Officer (DPO) via dpo@opdrachtencentrale.be zodanig dat wij, samen met u, de opties kunnen bekijken.

Niet akkoord?

Voor de volledigheid informeren wij u dat, indien Opdrachtencentrale vzw niet reageert op uw aanvraag, deze weigert of indien ons antwoord niet voldoet aan uw verwachtingen, u steeds het recht heeft een klacht neer te leggen bij de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC). Dit kan door het klachtenformulier dat u vindt op de website van VTC, ingevuld terug te bezorgen aan VTC: via mail (contact@toezichtcommissie.be) of per post (Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel). VTC zal dan in het kader van haar bemiddelingsopdracht tussenkomen. Documenteer uw aanvraag met de nodige bewijsstukken.